Données personnelles et sous-traitance

1. Qui est responsable

Pour les données de la copropriété (copropriétaires, lots, comptes, assemblées, documents), le syndicat des copropriétaires, représenté par son syndic, est responsable du traitement. NOUS LES PHOTOGRAPHES LTD agit comme sous-traitant au sens de l’article 28 du règlement général sur la protection des données (RGPD) : il traite ces données uniquement pour fournir L’Immeuble, sur instruction du syndic, et jamais à d’autres fins.

Pour les données de compte des utilisateurs (nom, e-mail, journal de connexion) et la facturation, NOUS LES PHOTOGRAPHES LTD est responsable du traitement, sur la base de l’exécution du contrat et de ses obligations légales.

2. Données traitées

Identité et coordonnées des copropriétaires et de leurs représentants, lots et tantièmes, écritures comptables, convocations, votes et procès-verbaux, documents déposés (dont le règlement de copropriété), et, si le syndic utilise ces fonctions, l’enregistrement audio des assemblées et les signalements des occupants.

3. Sous-traitants ultérieurs

• Cloudflare : hébergement de l’application, de la base de données et des fichiers, stockés dans l’Union européenne.
• Anthropic (États-Unis) : intelligence artificielle (lecture du règlement, résumé des débats, assistant). Transfert encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ; les données ne servent pas à entraîner les modèles.
• Mistral AI (France) : transcription des enregistrements d’assemblée. Les données ne servent pas à entraîner les modèles.
• Brevo (France) : envoi des e-mails.
• Stripe (Irlande) : paiement de l’abonnement ; les données de carte bancaire ne transitent jamais par nos serveurs.

Tout nouveau sous-traitant est annoncé au syndic au moins trente jours à l’avance ; il peut s’y opposer en résiliant.

4. Durées de conservation

• Données de la copropriété : pendant le contrat, puis trois mois pour permettre l’export, avant suppression.
• Enregistrements audio et transcriptions d’assemblée : effacés 75 jours après la notification du procès-verbal, et au plus tard six mois après la séance. Le texte des débats retenu au procès-verbal est conservé avec celui-ci.
• Photos d’un règlement scanné au téléphone : supprimées dès l’assemblage du PDF.
• Factures : dix ans.

5. Sécurité

Connexion par lien à usage unique, sans mot de passe ; chiffrement des données en transit et au repos ; cloisonnement des espaces entre copropriétés ; journal des actions. Toute violation de données est notifiée au syndic dans les 48 heures après sa découverte.

6. Droits des personnes

Les copropriétaires exercent leurs droits (accès, rectification, effacement, limitation, opposition) auprès du syndic de leur copropriété ; l’éditeur l’aide à y répondre. Pour les données de compte : contact@nouslesphotographes.com. Chacun peut saisir la CNIL (cnil.fr).